Privacy verklaring

Atletiekvereniging C.A.V. Energie, gevestigd te Barendrecht hecht veel waarde aan de bescherming van jouw persoonsgegevens. In de huidige tijd deel je bewust of onbewust veel persoonsgegevens met ons. In deze Privacy policy willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens en welke rechten je hebt. Bij vragen stel deze dan per mail aan: info@cavenergie.nl

Wij doen er alles aan om jouw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. C.A.V. Energie houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming.  Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

  • Je persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacy verklaring;
  • Verwerking van je persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
  • Vragen om je uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van je persoonsgegevens;
  • Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van je persoonsgegevens gewaarborgd is;
  • Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
  • Op de hoogte zijn van jouw rechten omtrent jouw persoonsgegevens, jou hierop willen wijzen en deze respecteren.
  • Als C.A.V. Energie zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens.

Waarvoor verwerken wij persoonsgegevens?
Persoonsgegevens van leden worden door C.A.V. Energie verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

  •  Administratieve doeleinden; (lidmaatschap en het afhandelen van je betaling);
  • Communicatie vanuit C.A.V. Energie (verzenden van onze digitale nieuwsbrief en mededelingen aan onze leden en andere belangstellenden);
  • Deelname aan clubactiviteiten zoals trainingen, clinics en wedstrijden;
  •  Het bijwerken van onze clubrecords;
  • Het verwerken van webformulieren.
  • Overeenkomsten met o.a. trainers en sponsoren;
  • Relevante medische gegevens t.b.v. de gezondheid en veiligheid.

De persoonsgegevens die wij vragen zijn steeds afgestemd op het doel waarvoor ze gebruikt worden. Gedurende de looptijd van de overeenkomst zullen deze worden bewaard en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.

Minderjarigen
Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.Als je er van overtuigd bent dat wij zonder die toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld over een minderjarige, neem dan contact met ons op via info@cavenergie.nl, dan zullen wij deze informatie verwijderen.

Fysiotherapeut
De fysiotherapeut en overige leden van de medische commissie zijn gebonden aan hun medische geheimhoudingsplicht.

Vertrouwenspersonen
De vertrouwenspersonen is gebonden aan de geheimhoudingsplicht. Dit geldt ook voor iedereen die bij een onderzoek betrokken is.

Verstrekking aan derden
Op de onderstaande uitzonderingen na worden je gegevens nooit verstrekt aan derden zonder dat we je daar vooraf toestemming voor hebben gevraagd. Naast deze toestemming zal in voorkomende situaties ook een verwerkersovereenkomst afgesloten worden, waarin betrokken partij verklaart dat de gegevens nooit aan derden zullen worden verstrekt .

De uitzonderingen betreffen:

  • De verstrekking van persoonsgegevens die voortvloeit uit een wettelijke verplichting (een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven).
  • Een lid van C.A.V. Energie is verplicht lid van de Atletiekunie (AU) en/of de Nederlandse Triatlon Bond (NTB)  Daarvoor worden je gegevens gedeeld met deze bonden.
  • Voor het inschrijven voor wedstrijden e.d. wordt o.a. gebruik gemaakt van atletiek.nu en inschrijven.nl;
  • Voor de publicatie van uitslagen van wedstrijden wordt gebruik gemaakt van o.a. atletiek.nu en uitslagen.nl. Uitslagen moeten gedeeld worden met de AU. Zij schrijft voor welke gegevens dat moeten zijn. Deze worden o.a. verwerkt in statistieken en ranglijsten.
  • Je gegevens zijn bekend bij AllUnited, het bedrijf dat de database, waarin alle persoonsgegevens zijn ondergebracht.

Met de hiervoor genoemde ondernemingen/organisaties is een verwerkersovereenkomst afgesloten, waarin betrokken partij verklaart dat de gegevens nooit aan derden zullen worden verstrekt anders dan met de AU en NTB.

Binnen de EU
Wij verstrekken in geen geval persoonsgegevens aan partijen die gevestigd zijn buiten de Europese Unie.

Beveiliging
Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van je te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;

  • Alle personen die namens C.A.V. Energie van je gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
  • We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
  • We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
  • Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
  • We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
  • Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

In kaart brengen websitebezoek  
C.A.V. Energie gebruikt alleen technische en functionele cookies. En analytische cookies die geen inbreuk maken op je privacy. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op je computer, tablet of smartphone. De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en jouw gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld je voorkeursinstellingen. Ook kunnen wij hiermee onze website optimaliseren. Je kunt je afmelden voor cookies door je internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kun je ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van je browser verwijderen.

Links
De website kan links naar andere websites bevatten. Deze Privacyverklaring is alleen van toepassing op de websites van C.A.V. Energie. Andere websites kunnen hun eigen privacybeleid hanteren. De vereniging raadt je aan om voor het gebruik van andere websites altijd de betreffende privacyverklaring van die websites te raadplegen.

Website en sociale media
Op sociale media (Facebook, Twitter, etc) en de website https://www.cavenergie.nl worden ter promotie van C.A.V. Energie regelmatig foto’s geplaatst. Volgend uit het lidmaatschap van de vereniging gaan leden hiermee akkoord. Indien een lid zich herkent op de foto en hier bezwaar tegen heeft kan men dit kenbaar maken. Men kan een e-mail sturen naar info@cavenergie.nl met het verzoek om deze foto te laten verwijderen, dan wel de persoon onherkenbaar te maken.

C.A.V. Energie is niet verantwoordelijk voor reacties geplaatst door derden op sociale media. Wel zal C.A.V. Energie haar uiterste best doen om aanstootgevende reacties te verwijderen.

Wees echter bewust van het karakter van sociale media. Als iets op internet staat, is het bijna onmogelijk om het ooit weer helemaal te verwijderen. Doe niets op sociale media wat u, andere leden of vrijwilligers van C.A.V. Energie kan schaden.

Foto’s en film tijdens training of wedstrijd
Wanneer u foto’s of film maakt tijdens training of wedstrijd wees u er dan van bewust dat u anderen ongevraagd ook vastlegt. U kunt dit materiaal wel privé gebruiken. Indien u dit op sociale media plaatst, kunnen personen die zich herkennen hier bezwaar tegen maken. U dient hier dan gehoor aan te geven. Indien u dit niet doet zal er vanuit de C.A.V. Energie passende maatregelen getroffen worden.
Bij vragen kunt u contact opnemen met: info@cavenergie.nl

Beveiligingscamera’s
De beelden van onze beveiligingscamera’s worden opgeslagen. De opgeslagen beelden kunnen uitsluitend door hiertoe geautoriseerde personen worden geraadpleegd indien er een ernstig vermoeden is van een misdrijf. De bewaartermijn is 4 weken. Indien hierop een incident, zoals een strafbaar feit, is vastgelegd dan worden de beelden bewaard tot dit is afgehandeld.

Bewaartermijn
C.A.V. Energie bewaart persoonsgegevens - met uitzondering van de clubrecords en het oud-ledenregister - niet langer dan 7 jaar nadat het lidmaatschap, de relatie of sponsorschap is opgezegd dan wel op grond van de wet vereist wordt. Na het beëindigen van het lidmaatschap heeft uitsluitend de ledenadministratie toegang tot deze persoonsgegevens. Deze mogen uitsluitend geraadpleegd worden om te voldoen aan wettelijke verplichtingen bijvoorbeeld voor de Belastingdienst.
In onze clubrecord lijst blijft je naam, categorie en record staan totdat iemand anders dit record breekt.

Beveiliging
Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;

  • Alle personen die namens C.A.V. Energie van jouw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
  • We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
  • Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
  • We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
  • Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.
  • Beveiligingssoftware, zoals een virusscanner en firewall op computers waarop jouw gegevens worden verwerkt;
  • Wij versturen je gegevens via een beveiligde TLS (voorheen SSL) internetverbinding. Dit kun je zien aan de adresbalk ‘https’ en het hangslotje in de adresbalk;
  • Voor het e-mailverkeer aan meerdere personen wordt zoveel als mogelijk gewerkt met BCC.

Wijziging van het privacy beleid
C.A.V. Energie past haar privacybeleid van tijd tot tijd aan om deze up-to-date te houden. Op de website(s) zal steeds de meest recente versie van onze Privacyverklaring worden opgenomen. C.A.V. Energie raadt je dan ook aan de Privacyverklaring regelmatig te raadplegen. Bij belangrijke wijzigingen zal de Vereniging er alles aan doen je per e-mail en via de websites te informeren.

Rechten betreffende je gegevens
Je hebt recht op inzage, correctie of verwijdering van de persoonsgegevens die wij van je hebben. Tevens kunt je bezwaar maken tegen de verwerking van je persoonsgegevens (of een deel hiervan). Ook heb je het recht de door jouw verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan jezelf of direct aan een andere partij, indien gewenst. Hiervoor kun je contact nemen met info@cavenergie.nl. Wij kunnen je vragen om je te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Klachten
Mocht je een klacht hebben over de verwerking van je persoonsgegevens, dan vragen we je hierover met ons contact op te nemen via info@cavenergie.nl Komen wij er samen niet uit, dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. Je hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy.

Als je naar aanleiding van onze Privacyverklaring nog vragen of opmerkingen hebt, neem dan contact met ons op: info@cavenergie.nl

 Contactgegevens:

C.A.V. Energie
Dierensteinweg 10
2991XJ Barendrecht
info@cavenergie.nl

Versie 1.0
Barendrecht, 24 mei 2018